Cum construiești o cultură organizațională remote – sfaturi de la un People Operations Manager

În ultimii ani am asistat la o schimbare de paradigmă: munca a devenit mai flexibilă, la fel și spațiul de lucru. Din ce în ce mai multe echipe lucrează asincron cu ușurință și din ce în ce mai multe culturi organizaționale s-au redefinit, devenind hybrid-first. Trendul culturii hibride poate fi corelat cu tendința către lucrul în spații de coworking, care oferă spații de birouri comune, mai mici și mai flexibile, precum și contracte de închiriere pe perioade mai restrânse. Spațiile de coworking sunt o cale de mijloc și răspunsul (cel puțin temporar) la întrebarea „Unde lucrăm – de acasă sau de la birou?”. 

În 2020 aproape 20.000 de spații de coworking erau active în întreaga lume. Potrivit predicțiilor, numărul lor se va dubla până la finalul anului 2024, depășind 40.000. Mai mult, se estimează că aproximativ 5 milioane de persoane vor lucra din spații de coworking în 2024 – un număr cu 158% mai mare față de cel dinainte de pandemie. 

Birourile nu vor dispărea, însă vor avea nevoie de o abordare nouă, mai proaspătă. Oamenii au în continuare nevoie de locuri unde să se întâlnească, să se conecteze, să-și clădească relații și să-și dezvolte cariera. O parte esențială eforturilor pe care companiile le depun pentru îmbunătățirea culturii organizaționale, fie ea tradițională sau hibridă, este felul în care își ajută angajații să prospere și să se dezvolte. Designul mediului de lucru își pune amprenta asupra experienței comune a angajaților și asupra felului în care se realizează transferul de cunoștințe.  

Un spațiu mai deschis promovează creativitatea și bunăstarea și crește calitatea interacțiunilor dintre colegi. Spațiile de întâlnire bine proiectate încurajează o cultură a învățării, în timp ce facilitățile, accesul la lumină naturală și celelalte elemente legate de partea estetică promovează sentimentele de vitalitate. Toate acestea, la rândul lor, contribuie la un randament mai bun la locul de muncă. 

Un exemplu foarte bun de companie hybrid-first și remote-friendly este PicsArt, cu peste 12 birouri în 8 țări de pe glob. PicsArt este o platformă de editare foto a cărei misiune este să ofere mai multă putere creatorilor, indiferent de forma în care se exprimă. Am vorbit cu Ella Macoveanu despre activitatea ei ca People Operations Manager la divizia din România a companiei, despre cum construiești o cultură organizațională hibridă și despre avantajele unui spațiu de coworking pentru o companie creativă. 

Cum arată cultura organizațională PicsArt

Povestea PicsArt a început în Armenia, unde există o cultură a familiei și a prieteniei foarte bine înrădăcinată. Foarte multe familii lucrează împreună la propria afacere în Armenia, iar fondatorii companiei au încercat să propage aceste valori și în restul organizației, odată ce ea s-a extins. 

În România, totul a pornit de la ideea de a deschide un nou hub – ideea a venit de la mine și de la Ovidiu Gavril,  SVP of Engineering @ Picsart, iar noi am adus foarte mulți colegi cu care am lucrat în trecut. De aici a fost foarte ușor să construim și aici cultura aceasta strânsă și ideea de comunitate. Am fost foarte atenți de fiecare dată când ne-am mărit echipa: elementul de culture-fit a fost cel mai important și cred că pe el trebuie pus cel mai mare accent de toate echipele care lucrează în formulă remote sau descentralizantă. 

PicsArt este, înainte de toate, o companie creativă care pune mult preț pe atmosfera fun & friendly. Nu e, deci, o coincidență că aproape toate huburile PicsArt din Europa funcționează din spații de coworking. Doar în Armenia există 2 etaje dedicate sediului PicsArt. „S-a pornit de la ideea unui spațiu mai mic unde echipele să aibă libertatea să crească în ritmul lor; s-a dorit să se pună mai mult accent pe partea de people operations, comunitate și cultură decât să avem un office manager care să fie mereu preocupat de curățenie, de comandat consumabile și papetărie”, spune Ella. Pentru echipa sa, faptul că într-un spațiu de coworking poate să interacționeze și cu restul membrilor și să devină parte dintr-o comunitate extra față de cea PicsArt este un alt aspect care a înclinat balanța în favoarea unui astfel de sediu. 

Cum au ales spațiul de coworking care să se potrivească culturii organizaționale și de ce lucrează de la Impact Hub Bucharest 

Tocmai pentru că vorbim despre o companie creativă, accesibilitatea nu este singura calitate pe care echipa a pus preț atunci când și-a căutat un loc al ei. A fost important să găsească un spațiu de coworking prietenos, colorat, cu o atmosferă care să-ți permită să-ți dai frâu liber imaginației. Clasicele birouri albe cu pereți albi, veioze și atmosferă de „Wolf of Wall Street” nu au fost o opțiune. 

„Contează de asemenea să poți să-ți pui și tu amprenta asupra spațiului în care lucrezi, să ai cât de cât libertate în a-l personaliza. Iar pentru mine mai contează și oamenii cu care lucrezi. Eu cunoșteam echipa Impact Hub Bucharest din colaborări anterioare și am știut mereu că putem să lucrăm ușor împreună, fiind o companie totuși mică în România, dar mare la nivel global”, subliniază Ella.

Cum construiești o cultură organizațională remote 

Cultura organizațională nu ține doar de ordinea socială dinăuntrul organizației – ce e acceptabil, încurajat sau descurajat -, ci trebuie să se alinieze cu valorile și nevoile personale ale angajaților. Și din moment ce stilul de lucru remote sau hibrid reprezintă o preferință din ce în ce mai răspândită – 65% dintre angajați și-ar dori să lucreze cu totul remote, în timp ce 32% preferă un program hibrid –, această componentă trebuie să se traducă și în cultura organizațională. 

Cultura lucrului remote este cultura digitală din interiorul unei companii care îi ajută pe angajați să rămână conectați prin experiențe, interese și priorități comune. Pentru orice companie care funcționează în regim remote sau hibrid, e esențial să pună accentul pe crearea încrederii dintre angajați, să găsească instrumentele potrivite pentru tipul de activitate pe care îl care desfășoară, să prioritizeze momentele de socializare față în față și să colecteze în mod regulat feedback pe baza căruia să-și ajusteze procesele. 

La toate acestea, Ella mai adaugă câteva elemente: sarcini/taskuri satisfăcătoare – proiecte interesante și provocatoare care să-i țină pe angajați în priză și componenta de muncă hibridă – o zi pe săptămână de revenit la birou sau într-un spațiu de coworking. 

Am întrebat-o pe Ella cum menține coeziunea unei echipe în care oamenii nu se văd deloc sau se văd rar față în față:  

Odată la ceva timp iau la întâmplare oamenii și vorbim, facem un check in. Ajungi să simți când cineva este ceea ce numim un „flight risk”: nu mai apare în evenimentele de socializare, nu prea mai vine în zilele în care ne strângem la birou, nu mai răspunde la fel de frecvent pe grupurile de comunitate. Atunci întotdeauna organizezi o întâlnire 1:1 și încerci să vezi dacă poți să faci ceva ca să-i fie mai bine și să se reimplice activ în viața de la locul de muncă. 

Pentru echipa PicsArt România, miercurea e ziua de venit la birou – un prilej de socializare și de făcut activități împreună, fie că e vorba de boardgames, de o masă în oraș sau de o seară în club. O dată pe lună, Ella organizează și o sesiune online în care fie se joacă ceva, fie se stă la povești. (De când cu pandemia, există din ce în ce mai multe companii care organizează jocuri online pentru echipe mari, de tip scavanger hunts, escape rooms, trivia, sau chiar cursuri virtuale de mixologie.) 

Însă toate acestea funcționează doar „cât timp ești sincer și transparent cu echipa ta și oamenii știu că pot apela la tine indiferent de problemă”, spune Ella. Probleme vor exista întotdeauna, indiferent de tipul de organizare, dar a avea de partea ta un aliat situat între management și echipe este un atu al organizațiilor sănătoase. 

Ce este un People Operations Manager și de ce ai nevoie de unul 

Un People Operations Manager se ocupă, așa cum sugerează și numele, la tot ce ține de oameni și de experiența angajatului: de la partea administrativă (contracte, pontaje, concedii) și cea mai strategică (angajări, încetarea contractelor, flight risks) până la cultura organizațională, socializare și retenție. În afară de recrutarea efectivă, nimic din ce e „omenesc” nu-i e străin .

Indiferent că ai o companie care lucrează on site, remote sau hibrid, un astfel de rol este crucial pentru succesul echipei tale: persoana care se ocupă de People Operations are grijă de angajați de la onboarding până la offboarding, urmărește îndeaproape traseul angajaților, se preocupă de bunăstarea și dezvoltarea lor și, nu în ultimul rând, este „ambasadorul” culturii organizaționale în cadrul echipei.

Misiunea unui People Operations Manager este de a crește productivitatea și satisfacția și de a oferi oportunități de creștere, iar o echipă care se simte prețuită este mai statornică, mai unită și mai împlinită. În cele din urmă, toate acestea se traduc într-un randament mai mare și o bună funcționare a proceselor interne ale unei companii.

„Cât timp nu salvezi vieți și nu lucrezi cu informații clasificate, munca ar trebui să fie distractivă și ar trebui ca toate echipele să se ghideze după principiul work hard, party hard, să își facă un obicei din a sărbători micile succese, indiferent de forma lor.”

Sfaturi pentru o echipă ne-tradițională, care lucrează asincron din mai multe locuri 

Pentru Ella, pe primul loc în topul valorilor unei echipe distribuite în mai multe locuri, poate chiar în mai multe zone ale lumii, se află maturitatea profesională. E important ca fiecare membru al echipei să aibă acea doză de disciplină de care e nevoie ca să poată păstra echilibrul dintre viața personală și cea profesională și să lucreze eficient. 

În al doilea rând, e nevoie de oameni care să omogenizeze cultura organizațională – de la manageri și People Operations Managers, până la persoane din departamente specializate care pot deveni ambasadori ai brandului de angajator. Indiferent de unde am lucra, e crucial să avem astfel de oameni alături de noi, fiindcă nu locul, biroul, o adresă sau un cod poștal dau cultura unei companii, ci angajații înșiși. La capitolul acesta, Ella recomandă The Culture Map – o carte foarte valoroasă, mai ales pentru cei care lucrează în echipe internaționale, care vorbește despre cultura oamenilor prin prisma locului de unde vin și despre felul în care poți să pui cap la cap toate aceste bucățele ca să construiești cultura unei companii.  

Ca un rezumat al discuției noastre, Ella ne-a spus că „da, e important să vii la birou să-ți iei doza de interacțiune umană, dar trebuie să existe și o flexibilitate pentru că, din punctul meu de vedere, viitorul nu e hibrid – asta e doar o tranziție; viitorul, cel puțin în domeniul dezvoltării de software, este remote.”